1. Vị trí và chức năng

Phòng Tổ chức - Hành chính là đơn vị thuộc Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang, có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến và tổ chức thực hiện công tác tổ chức và cán bộ theo quy định của pháp luật và của Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang.

Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác văn thư, hành chính, pháp chế, kế hoạch; công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự, an ninh chính trị Nhà trường.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1. Công tác tổ chức, nhân sự

a) Đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng và kiện toàn bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và mối quan hệ giữa các đơn vị trong Nhà trường. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng vị trí việc làm trong toàn Trường; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây xậy đề án tự chủ của Nhà trường.

b) Soạn thảo các văn bản về tổ chức và nhân sự trình Hiệu trưởng.

c) Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm trên cơ sở đề xuất của các đơn vị trình Hiệu trưởng phê duyệt. Tổ chức thực hiện tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng mới, tham mưu cho Hiệu trưởng ký các hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động.

d) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong công tác quy hoạch cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ viên chức, người lao động. Làm các thủ tục cử viên chức, người lao động đi học tập đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.

đ) Tham mưu về nhân sự để Hiệu trưởng ra quyết định bổ nhiệm các chức vụ lãnh đạo theo thẩm quyền; làm các thủ tục tiếp nhận, cho cán bộ, viên chức, người lao động thuyên chuyển công tác, thôi việc, từ chức, miễn nhiệm, nghỉ chế độ.

e) Chủ trì phổ biến và thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức, người lao động; xét đề nghị kéo dài thời gian làm việc đối với viên chức nghỉ hưu ở tuổi cao hơn theo đúng quy định.

ê) Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật, xét hết tập sự, nâng ngạch/thăng hạng chức danh nghề nghiệp, chuyển ngạch/thay đổi chức danh nghề nghiệp, xét nâng bậc lương, phụ cấp... và đánh giá viên chức hàng năm.

g) Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong Trường về công tác tổ chức nhân sự; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật và đảm bảo chế độ chính sách của người lao động.

h) Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện phân phối các nguồn thu hợp pháp cho viên chức, người lao động theo quy định của Nhà trường.

i) Quản lý hồ sơ viên chức.

k) Kết hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài trường thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị nội bộ.

l) Là đầu mối đối với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.2. Công tác văn thư, hành chính

a) Chủ trì, xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ trong Nhà trường.

b) Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến, trình lãnh đạo trường và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan.

c) Chịu trách nhiệm về thể thức và trình ký của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành.

d) Là đầu mối tổ chức, quản lý và thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.

đ) Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Nhà trường theo quy định của pháp luật.

e) Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo quy định hiện hành.

ê) Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và giấy xác nhận khác cho viên chức, người lao động; sao y, sao lục các văn bản do Nhà Trường ban hành và văn bản của cấp trên. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Nhà trường.

g) Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường.

h) Phối hợp với các đơn vị trong Nhà trường theo dõi, đôn đốc thực hiện quy định làm việc và các chủ trương kế hoạch công tác của Hiệu trưởng.

i) Chuẩn bị các văn bản, ghi chép biên bản các cuộc họp của tập thể lãnh đạo Nhà trường; ghi chép biên bản, soạn thảo kết luận, thông báo của Ban Giám hiệu tại các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị gửi đến các đơn vị.

k) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tập hợp tư liệu, chỉ tiêu giúp Hiệu trưởng dự thảo xây dựng và tổng hợp kế hoạch năm, kế hoạch ngắn hạn của Nhà trường.

l) Lập lịch công tác tuần, đăng tải trên trang website của Nhà trường.

m) Quản lý và vận hành phần mềm hệ thống quản lý văn bản (e-office); quản lý sử dụng máy Fax, điện thoại, máy photocopy của Trường; nhận chuyển các loại thư, báo, ấn phẩm; chuẩn bị các điều kiện về trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm cho các phòng làm việc của lãnh đạo Trường, phòng họp…; chuẩn bị các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng, chia buồn, phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Nhà trường.

n) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc xác nhận hiện trạng và thực hiện việc sửa chữa, bảo trì các thiết bị điện tử, điện lạnh trong toàn trường.

2.3 Công tác pháp chế

a) Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý của đơn vị; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Nhà trường, đơn vị, viên chức và người lao động.

b) Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

c) Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; nội quy, quy chế của các cơ quan có liên quan và của Nhà trường cho viên chức, người lao động.

d) Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi Nhà trường.

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Nhà trường và đơn vị.

g) Là đầu mối, phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Nhà trường và đơn vị.

h) Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với cơ quan quản lý giáo dục và Hiệu trưởng theo quy định.

2.4. Công tác kế hoạch, tổng hợp

a) Chủ trì xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của nhà trường. Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Nhà trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên.

b) Thống kê tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Nhà trường phục vụ công tác báo cáo, tổng kết đánh giá hàng năm và đột xuất khi có yêu cầu; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Nhà trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cơ quan cấp trên; chủ trì tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, các ngày kỷ niệm quy mô lớn; hàng năm, phối hợp tổ chức Hội nghị viên chức và người lao động cấp trường.

c) Lập lịch công tác tuần phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

đ) Chỉ đạo, phân công thư ký giúp việc cho tập thể lãnh đạo Trường.

2.5. Công tác lễ tân và phục vụ

a) Thực hiện các nhiệm vụ được phân công về lễ tân; quản lý, phục vụ các phòng họp, phòng khách và công tác vệ sinh tại khu nhà A1, nhà khách, nhà thi đấu thể thao; quản lý nhà công vụ khu A.

b) Quản lý, điều hành sử dụng xe ô tô, hợp đồng thuê phương tiện giao thông vận tải phục vụ công tác của Nhà trường và các đơn vị

c) Tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Nhà trường; sắp xếp chỗ nghỉ cho khách đến làm việc (đối với khách lưu trú qua đêm và được sự đồng ý của Hiệu trưởng).

2.6. Công tác bảo vệ

a) Xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch, phương án bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong khu vực Nhà trường.

b) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về phòng cháy, chữa cháy, huấn luyện lực lượng phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt của Nhà trường.

c) Tổ chức tuần tra canh gác 24/24 giờ hàng ngày bảo đảm an ninh trật tự, an toàn trong nhà trường và giải quyết các vấn đề liên quan đến tính mạng, tài sản của cá nhân và đơn vị trong Nhà trường. Phối hợp với các đơn vị bảo vệ tài sản chung của Nhà trường.

d) Đầu mối phối hợp với đơn vị công an và chính quyền địa phương trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trên địa bàn Nhà trường.

đ) Đầu mối phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Nhà trường làm tốt công tác đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn trong các ngày lễ, kỷ niệm, bầu cử, hội nghị, các kỳ thi trong phạm vi Nhà trường.

e) Trực các cổng ra vào Nhà trường, kiểm tra giấy tờ, tài sản ra vào Nhà trường; chủ động giám sát, phát hiện các dấu hiệu nghi vấn phạm pháp, kịp thời ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật, nội quy của Nhà trường về an ninh, trật tự, đối với người và tài sản.

2.7. Công tác khác

a) Là đầu mối đối với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

b) Phối hợp với các đơn vị chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các đơn vị, viên chức, người lao động chấp hành quy định, nội quy của Nhà trường, thực hiện nếp sống văn minh.

d) Phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân và các đơn vị có liên quan tổ chức việc tiếp công dân của Hiệu trưởng.

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các ngày lễ kỷ niệm, ngày truyền thống.

e) Quản lý và sử dụng có hiệu quả viên chức, người lao động thuộc phòng theo phân công, phân cấp; tổ chức thực hiện quy chế dân chủ và duy trì kỷ luật lao động trong Phòng theo quy định của pháp luật và của Nhà trường.

ê) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị được giao theo quy định của pháp luật và của Nhà trường.

g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

3. Cơ cấu tổ chức

3.1. Lãnh đạo Phòng có Trưởng phòng và không quá hai Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng Nhà trường quyết định bổ nhiệm theo quy định.

3.2. Trưởng phòng điều hành hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm trước Hiệu trường và trước pháp luật về hoạt động của Phòng; bố trí viên chức phù hợp với nhiệm vụ được giao và đề án vị trí việc làm đã được phê duyệt.

3.3. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng theo dõi, chỉ đạo một số mảng công tác theo sự phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

3.4. Viên chức, người lao động trong đơn vị thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao.