Tin học văn phòng là gì? Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần nắm vững
Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu. Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.
2. Bạn đã bao giờ nghĩ mình hoặc ai đó là kẻ “khuyết tật IT” chưa?
Trong thời đại công nghệ thông tin (IT – Information Technology) phát triển đến mức không thể tin nổi như thế này thì đã phát sinh một khái niệm “KHUYẾT TẬT IT” -> để chỉ về những người mù tịt về công nghệ thông tin. Thực chất, Tin học văn phòng cũng chỉ là một nhánh nhỏ trong ngành công nghệ thông tin vô cùng bao la rộng lớn. Thành thạo về Tin học văn phòng cũng giống như “xóa mù chữ” cho mọi người trong lĩnh vực công nghệ thông tin vậy.
Khi có ai đó nhắc tới các cụm từ “Tin học văn phòng”, “Tin học văn phòng cơ bản“, chắc ai cũng sẽ nghĩ tới bộ sản phẩm ứng dụng Word – Excel – Powerpoint, chúng mang những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện các công việc văn phòng, giấy tờ hiện nay. Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 ứng dụng này, không ít người lần đầu tiên tiếp cận đã bị CHOÁNG và loay hoay không biết mình phải tìm hiểu và nắm vững những điều gì trước tiên.
.jpg)
3. Đôi nét về Tin học văn phòng – kỹ năng KHÔNG THỂ THIẾU
– 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hàng ngày để quản trị.
– Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel -Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.
– Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một KỸ NĂNG KHÔNG THỂ THIẾU nơi công sở.
4. Các kỹ năng cơ bản sử dụng vi tính văn phòng, làm quen bàn phím máy tính
+ Làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)
+ Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspce, Ins,…
+ Sử dụng các phím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A,…
4.1. Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng
Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc với các bản Office trước bản 2007 hay .docx đối với Office 2007, 2010 trở đi. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.
+ Nhập liệu văn bản, đinh dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
+ Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
+ Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
+ Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
+ Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
+ Trộn văn bản: Mail merge
+ Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
………………..
Rapper Bill Gates :))
4.2. Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng
Là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.
+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
+ Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
+ Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
+ Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
+ Vẽ Biểu đồ: Chart
+ Tạo Link: Hyperlink
+ Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
+ Và còn rất nhiều ứng dụng khác. Ví dụ như thế này chẳng hạn:
4.3. Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng
Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu
+ Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
+ Tạo link: Hyperlink
+ Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
+Tạo hiệu ứng amination
+ Sử dụng slide master
+ Bảo mật file
+ Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF